Как проверить полномочия подписанта при заключении nda

Проверка Генерального директора (ЕИО)

Если NDA подписывает руководитель компании (генеральный директор или президент), действующий на основании Устава, запросите и изучите следующие документы:

• Выписка из ЕГРЮЛ: Запросите актуальную электронную выписку с сервиса ФНС в день подписания договора. Убедитесь, что ФИО руководителя совпадают с данными в преамбуле NDA, а юридическое лицо не находится в процессе ликвидации или банкротства.
• Устав организации: Изучите редакции Устава на предмет ограничений. Устав может содержать требования о совместном подписании документов двумя директорами или о согласовании сделок Советом директоров.
• Решение или протокол о назначении: Проверьте решение собственников о назначении директора и убедитесь, что срок его полномочий не истек.
• Паспортные данные: Сверьте данные паспорта с информацией в выписке и реквизитах соглашения.

Проверка представителя по доверенности

Когда соглашение подписывает менеджер, юрист или заместитель директора, он должен действовать на основании доверенности. Обратите внимание на следующие аспекты:

• Обязательные реквизиты: Доверенность обязательно должна содержать дату выдачи (без нее документ не имеет юридической силы), реквизиты доверителя, паспортные данные представителя и подпись руководителя.
• Объем полномочий: В тексте доверенности должно быть прямо прописано право на заключение соглашений о конфиденциальности, коммерческих договоров или иных сделок.
• Проверка действительности: Если доверенность нотариальная, проверьте ее через реестр ФНП (ЕИС нотариата). Если простая письменная — запросите подтверждение у руководства компании.

Проверка иностранных контрагентов

При работе с зарубежными партнерами стандартная выписка из ЕГРЮЛ отсутствует. В данном случае эксперты рекомендуют запрашивать:

• Certificate of Incumbency (сертификат о полномочиях директоров) или Certificate of Good Standing;
• Выписку из торгового реестра страны регистрации юридического лица;
• Документы с апостилем и нотариально заверенным переводом на русский язык.

Подписание NDA с помощью ЭЦП

При дистанционном подписании NDA с использованием электронно-цифровой подписи убедитесь, что применяется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Сертификат подписи должен принадлежать уполномоченному лицу и оставаться действительным на момент подписания файла.

Практические рекомендации эксперта

Для защиты коммерческих интересов вашей компании перед подписанием NDA всегда формируйте комплект документов, подтверждающих полномочия контрагента. Включайте в текст соглашения заверения об обстоятельствах о том, что сторона имеет права на подписание документа. Такой подход минимизирует юридические риски и обеспечит надежную защиту информации.