Общие положения и определение инфраструктуры
Инфраструктура офиса – это совокупность систем и ресурсов,
обеспечивающих его функционирование.
В договоре аренды или эксплуатации необходимо четко определить,
что именно входит в понятие «инфраструктура».
Ключевые элементы:
- Помещения общего пользования: коридоры, холлы, санузлы,
кухни, зоны отдыха. - Вентиляция и кондиционирование: системы, обеспечивающие
комфортный микроклимат. - Электроснабжение: мощность, выделенная на офис,
наличие резервных источников. - Водоснабжение и канализация: доступность и
соответствие нормам. - Пожарная безопасность: системы пожарной сигнализации,
пожаротушения, эвакуационные пути.
Важно! Четкое определение инфраструктуры в договоре
позволяет избежать споров и недоразумений в будущем.
Определите, кто несет ответственность за поддержание
инфраструктуры в рабочем состоянии.
Обязательно укажите: перечень включенного оборудования,
график технического обслуживания, порядок устранения
неисправностей.
Коммунальные услуги и их учет
Коммунальные услуги – существенная часть расходов на содержание офиса.
В договоре необходимо прописать порядок их оплаты и учета.
Что должно быть указано:
- Перечень предоставляемых услуг: электроэнергия, водоснабжение,
отопление, вывоз мусора и т.д. - Метод расчета: фиксированная плата, оплата по счетчикам,
пропорционально площади. - Порядок начисления и оплаты: сроки, реквизиты,
ответственность за просрочку. - Учет потребления: тип счетчиков, периодичность снятия показаний,
доступ к данным.
Особое внимание: укажите, включены ли в стоимость коммунальных
услуг НДС и другие налоги. Предусмотрите возможность
пересмотра тарифов в случае изменения законодательства.
Важно! Четкий механизм учета и оплаты коммунальных услуг
позволит избежать необоснованных начислений и споров с арендодателем.
Рекомендуется: согласовать возможность проведения
энергоаудита для оптимизации потребления ресурсов.
2.1. Электроэнергия: потребление и ответственность
Электроэнергия – критически важный ресурс для офиса.
Договор должен четко регламентировать вопросы потребления и ответственности.
Что необходимо прописать:
- Выделенная мощность: достаточна ли она для работы всего
оборудования? - Тип счетчика: однофазный или трехфазный, точность.
- Порядок оплаты: по показаниям счетчика или фиксированная плата.
- Ответственность за перегрузки: кто несет расходы при
превышении выделенной мощности? - Резервное электроснабжение: наличие ИБП или генератора,
условия использования.
Важно! Укажите, включены ли в стоимость электроэнергии
дополнительные платежи (например, за мощность). Определите
порядок действий при обнаружении неисправностей в электросети.
Рекомендуется: провести расчет потребляемой мощности
для предотвращения перегрузок и штрафов.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
отключений электроэнергии для проведения ремонтных работ.
2.2. Водоснабжение и канализация
Водоснабжение и канализация – важные аспекты комфорта и
санитарии в офисе. Договор должен регулировать их предоставление.
Что необходимо указать:
- Наличие и состояние сантехнического оборудования:
количество туалетов, раковин, кухонных моек. - Порядок оплаты: по показаниям счетчиков или фиксированная плата.
- Ответственность за протечки: кто несет расходы при
затоплении? - Качество воды: соответствие санитарным нормам.
- Условия использования: ограничения по потреблению воды.
Важно! Укажите, включены ли в стоимость водоснабжения
и канализации дополнительные платежи (например, за слив).
Определите порядок действий при обнаружении аварий.
Рекомендуется: провести проверку состояния сантехнического
оборудования перед заключением договора.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
отключений воды для проведения ремонтных работ.
2.3. Отопление и кондиционирование
Отопление и кондиционирование обеспечивают комфортный
микроклимат в офисе. Договор должен четко регламентировать эти аспекты.
Что необходимо прописать:
- Тип системы: центральное отопление/кондиционирование или
индивидуальные системы. - Режим работы: график работы системы, возможность
регулировки температуры. - Ответственность за обслуживание: кто несет расходы на
ремонт и техническое обслуживание? - Температурный режим: поддержание оптимальной температуры
в соответствии с санитарными нормами. - Аварийные ситуации: порядок действий при поломке системы;
Важно! Укажите, включены ли в стоимость отопления и
кондиционирования дополнительные платежи. Определите порядок
устранения неисправностей.
Рекомендуется: провести проверку работоспособности системы
перед заключением договора.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
работ по обслуживанию системы отопления и кондиционирования.
Связь и интернет
Связь и интернет – ключевые элементы современной офисной
инфраструктуры. Договор должен определить условия их предоставления.
Что необходимо указать:
- Наличие телефонной линии: возможность подключения
городской или IP-телефонии. - Доступ к интернету: тип подключения (оптика, Ethernet),
скорость, пропускная способность. - SLA (Соглашение об уровне обслуживания): гарантии
доступности и качества связи. - Ответственность за поломки: кто несет расходы на
ремонт и восстановление связи.
- Возможность подключения дополнительных услуг: VPN,
облачные сервисы.
Важно! Укажите, включены ли в стоимость услуг связи
и интернета дополнительные платежи. Определите порядок
устранения неисправностей.
Рекомендуется: провести тестирование скорости интернета
перед заключением договора.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
работ по обслуживанию оборудования связи и интернета.
3.1. Обеспечение телефонной связью
Телефонная связь – важный инструмент для делового общения.
Договор должен четко определить условия ее предоставления.
Что необходимо прописать:
- Тип телефонной связи: аналоговая, цифровая, IP-телефония.
- Количество телефонных номеров: достаточно ли их для
штата сотрудников? - Тарифный план: стоимость местных, междугородних и
международных звонков. - Ответственность за качество связи: гарантии отсутствия
помех и стабильной работы. - Возможность подключения дополнительных услуг: автоответчик,
переадресация звонков.
Важно! Укажите, включены ли в стоимость телефонной связи
дополнительные платежи (например, за установку оборудования).
Определите порядок устранения неисправностей.
Рекомендуется: проверить качество телефонной связи
перед заключением договора.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
работ по обслуживанию телефонной сети.
3.2. Высокоскоростной интернет: параметры и SLA
Высокоскоростной интернет – основа работы современного офиса.
Договор должен детально описывать его параметры и SLA.
Что необходимо указать:
- Скорость интернет-соединения: заявленная и гарантированная.
- Тип подключения: оптическое волокно, Ethernet, DSL.
- SLA (Соглашение об уровне обслуживания): гарантии
доступности (uptime), времени реакции на заявки. - Пропускная способность: объем данных, который можно
передать за единицу времени. - Ограничения трафика: наличие или отсутствие лимитов.
Важно! SLA должно включать штрафные санкции за
нарушение условий. Определите порядок устранения неисправностей.
Рекомендуется: провести тестирование скорости интернета
перед заключением договора и регулярно мониторить ее.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
работ по обслуживанию оборудования интернет-провайдера.
Обеспечение безопасности и охраны
Безопасность и охрана – критически важные аспекты для
защиты имущества и сотрудников. Договор должен их регламентировать.
Что необходимо указать:
- Система контроля доступа (СКУД): наличие, тип,
количество точек доступа. - Видеонаблюдение: количество камер, зоны охвата,
срок хранения записей. - Охранная сигнализация: тип датчиков, реагирование на
тревожные сигналы. - Охрана: наличие физической охраны, график дежурств.
- Порядок реагирования на чрезвычайные ситуации:
эвакуация, пожар, проникновение.
Важно! Укажите, кто несет ответственность за
обслуживание и ремонт систем безопасности. Определите порядок
доступа к помещениям для сотрудников и посетителей.
Рекомендуется: провести аудит безопасности перед
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
проверок систем безопасности.
4.1. Система контроля доступа (СКУД)
Система контроля доступа (СКУД) обеспечивает защиту
помещений от несанкционированного проникновения. Договор должен
детализировать ее функционирование.
Что необходимо прописать:
- Тип СКУД: карточная, биометрическая, кодовая.
- Количество точек доступа: двери, турникеты, шлагбаумы.
- Уровни доступа: определение прав доступа для
разных категорий сотрудников. - Ведение журнала событий: фиксация всех проходов и
отказов в доступе. - Ответственность за обслуживание: ремонт, замена карт,
настройка системы.
Важно! Укажите, кто несет расходы на выдачу и замену
карт доступа. Определите порядок действий при утере карты.
Рекомендуется: предусмотреть возможность интеграции СКУД
с другими системами безопасности.
Обязательно: согласовать условия проведения плановых
проверок работоспособности СКУД.
