Почему делегирование важно?
Раньше делегирование рассматривалось преимущественно как способ повышения эффективности работы. Однако, современный подход показывает, что это еще и отличный способ мотивации и развития сотрудников как на профессиональном, так и на личностном уровне. Удачное выполнение задач помогает сотруднику почувствовать себя важной частью команды, а признание его успехов мотивирует и впредь хорошо выполнять делегированные задачи.
Вспомним недавнюю ситуацию: график не успевали выполнить, пришлось работать сверхурочно, а две задачи перенести на следующую декаду. Но благодаря тому, что удалось привлечь бывшего сотрудника, мы успели по плану. Это показывает, как важно уметь оперативно перераспределять задачи и находить нужных исполнителей.
Что можно делегировать?
Не все задачи подходят для делегирования. Вот несколько категорий задач, которые можно и нужно передавать сотрудникам:
- Простые задачи: рутинные операции, которые не требуют высокой квалификации.
- Задачи, в которых у вас не хватает компетенций: не стесняйтесь передавать задачи экспертам в вашей команде.
- Непрофильные задачи: задачи, которые отвлекают вас от приоритетных целей.
- Задачи, которые отвлекают от достижения приоритетных целей: освободите время для стратегически важных задач.
Инструкция по делегированию: 6 шагов к успеху
- Выберите подходящего сотрудника: учитывайте его компетентность, загрузку и мотивацию. Способен ли сотрудник справиться с задачей? Не перегружен ли он уже? Заинтересован ли он в выполнении этой задачи?
- Ясно определите цели и ожидания: сотрудник должен четко понимать, что от него требуется и какой результат ожидается.
- Доверьте полномочия: дайте сотруднику свободу действий и возможность принимать решения.
- Определите ресурсы и поддержку: обеспечьте сотрудника необходимыми ресурсами (информацией, инструментами, бюджетом) и предложите свою поддержку.
- Обеспечьте коммуникацию и обратную связь: регулярно общайтесь с сотрудником, чтобы отслеживать прогресс и оказывать помощь.
- Оцените результаты и дайте признание: после завершения задачи оцените результаты работы сотрудника и похвалите его за успехи.
Почему руководители не делегируют?
Существует несколько причин, по которым руководители избегают делегирования:
- Неуверенность в том, что именно можно делегировать: руководитель не разграничивает задачи на основные и второстепенные, считает всё важным.
- Желание самому получить почесть: руководитель не готов делиться бенефитами.
- Боязнь конкуренции со стороны сотрудников: руководитель переживает, что из сотрудника может вырасти конкурент, так как будет знать и уметь то же, что и руководитель.
- Считают, что сотрудники не мотивированы качественно выполнить работу: Умение мотивировать подопечных – ценный навык, но даже и без высокой мотивации делегирование обязанностей возможно, если правильно описать задачи и контролировать их выполнение.
Пример идеального диалога при делегировании
Руководитель: «Иван, у нас есть задача по подготовке отчета для клиента. Мне кажется, ты отлично справишься с этим, учитывая твой опыт в анализе данных.»
Иван: «Спасибо за доверие! Какие конкретно данные нужно включить в отчет? Есть ли какие-то примеры отчетов, которые можно использовать в качестве образца? И какие сроки выполнения?»
Руководитель: «В отчет нужно включить данные о продажах за последний квартал, анализ конкурентов и рекомендации по улучшению стратегии. Примеры отчетов я тебе отправлю по электронной почте. Срок выполнения – до следующей пятницы.»
Иван: «Хорошо, я все понял. Если возникнут вопросы, я к вам обращусь.»
Делегирование как инструмент развития сотрудников
Используйте делегирование как способ развития ваших сотрудников. Новые задачи и обязанности помогут им развиваться в профессии. Чем шире становится круг задач работника, тем больше у него формируется профессиональных навыков. Он может развивать не только основные, но и вспомогательные скиллы. Повышение квалификации и мотивации сотрудников – это прямой результат грамотного делегирования.
Перед делегированием необходимо убедиться в готовности сотрудника выполнить задачу. Руководитель должен понимать, что сотрудник обладает нужными способностями и мотивацией для достижения желаемого результата, и не должен вмешиваться в процесс, пока не увидит рисков осложнений.
