Если вы хотите проводить продуктивные и эффективные собрания, вам нужно лучше руководить ими.
Почему вам нужно проводить более эффективные собрания
Вы зарабатываете уважение и статус. Когда вы проводите хорошие собрания, участники узнают вашу способность выполнять качественную работу. Вы, вероятно, получите репутацию «мастера собраний» в офисе.
Вы изучаете полезные навыки. Проведение эффективных собраний повышает не только ваши организационные навыки, но и способность слушать других, договариваться об условиях и создавать решения. Это также учит терпению.
Вы развиваете ценные отношения. Продолжая управлять продуктивными собраниями, вы все больше и больше доверяете своей работе. Ваш начальник, ваша команда и даже высшее руководство захотят, чтобы вы помогали в проведении их встреч.
10 вопросов, которые помогут вам провести эффективные встречи
Перед собранием
1. Действительно ли встреча необходима?
Если все, что вам нужно, это поделиться короткими новостями, возможно, вам следует разослать их по электронной почте вместо того, чтобы собирать людей. Если тема слишком сложна для электронной почты, самое время провести встречу с персоналом. Заранее четко сформулируйте и сообщите: цель собрания, участники, время с …до…, место.
2. Кто должен присутствовать на встрече?
Чем меньше людей на собрании, тем более сосредоточенным и продуктивным оно будет для каждого участника.
3. Что должен знать каждый сотрудник перед встречей?
Для обеспечения продуктивности совещаний может потребоваться назначить участникам предварительную работу. Отправьте им повестку дня и попросите представить информацию до запланированной даты собрания. И убедитесь, что вы знаете все факты повестки дня, прежде чем идти на встречу.
Во время встречи
4. Каковы цели встречи?
Иметь четкий набор целей для встречи. Убедитесь, что вы четко доносите эти цели дискуссии в начале встречи.
5. Все готовы?
Лучше начинать встречу с дружеской и позитивной ноты. Вы можете сделать это, задав провокационный вопрос, привлекая интригующую статистику или рассказав короткую, но актуальную историю.
6. Все ли участвуют?
Способствуйте общению, оставаясь непредубежденным, поощряя сотрудничество и давая людям время подумать, прежде чем отвечать. Кроме того, ожидайте, что во время обсуждения вопросов могут возникнуть разногласия.
7. Вы ведете встречу?
Лидерство является решающим фактором для достижения успеха. Ваша роль похожа на дирижера оркестра, который активно направляет ход собрания. Вы должны четко объявить о любых отклонениях от повестки дня, не боясь пресекать сторонние дискуссии, пропускать непродуктивные пункты для решения ключевых вопросов.
Завершение встречи
8. Все ли знают следующие шаги?
Кратко изложите согласованные действия, а также кто и что должен делать и когда. Отправьте эти действия по электронной почте всем заинтересованным сторонам и при необходимости проследите за выполнением.
9. Вы уважаете время каждого?
Хорошо заканчивать встречи вовремя, чтобы каждый мог приступить к следующим шагам. Но также хорошо сохранять импульс, особенно когда вы близки к прорыву. Если некоторые люди хотят остаться и продолжить обсуждение, позвольте им сделать это.
10. Вам нужно регулярно встречаться?
Подумайте, будут ли встречи на регулярной основе полезными для всех. Таким образом, люди могут оставаться в синхронизации, когда речь идет о связанных действиях, проблемах и идеях.
Лучший способ улучшить ваши встречи — быть хорошим лидером. Следуйте принципам хорошего лидерства, и вы быстро освоите проведение эффективных собраний.
